Jakie narzędzia będą najlepsze przy wdrażaniu elektronicznego obiegu firmowych dokumentów

W wielu firmach na pewnym etapie wzrostu pojawiają się problemy z odpowiednim przepływem dokumentów. Ich ilość cały czas rośnie, krążą pomiędzy biurkami i pracownikami, i zaczyna się robić coraz większy bałagan. Przy tego typu bardzo łatwo o zagubienie albo zniszczenie czegoś, co właśnie będzie na następny dzień bardzo potrzebne. Wyjściem z takiej sytuacji będzie na pewno wdrożenie cyfrowego obiegu firmowych dokumentów. Wykorzystując tego typu rozwiązanie można odnieść mnóstwo korzyści.

kofax na stronie efematic.pl
Author: Efematic
Source: http://efematic.pl/
Po pierwsze wszystkie dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej, więc nie ma ryzyka ich zalania, roztargania czy zagubienia. Dodatkowo po zeskanowaniu ma się do nich swobodny dostęp, więc każdy, kto potrzebuje i ma odpowiedni zakres uprawnień może z nich korzystać, bez konieczności poszukiwania u koleżanek z sąsiedniego pokoju. Kolejnym plusem elektronicznej archiwizacji jest zapewnienie odpowiedniej organizacji w firmie.

Jeśli zasadą będzie, że każdy dokument przed włożeniem go do teczki musi być przekonwertowany do postaci cyfrowej, to powinno to wymusić na pracownikach za to odpowiedzialnych odpowiednie działania. Dzięki temu inni pracownicy będą mieć znacznie sprawniejszy dostęp do dokumentów, niż przy ich ręcznej obsłudze.



Wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów może się wiązać z koniecznością zainwestowania w wydajne oprogramowanie i sprzęt. Najważniejszą sprawą są rzecz jasna wydajne skanery, ich wielkość należy dobrać do ilości dokumentów, które spływają do firmy, ale tak samo ważne będzie oprogramowanie do ich obsługi. Bardzo dobrze będzie się sprawdzał w takim charakterze system Kofax, jedno z najbardziej popularnych tego typu rozwiązań na świecie. Kofax posiada ogromne możliwości konfiguracji, przez co łatwo i prosto można go dostosować do większości firm. Może on zapewnić on skanowanie i przetwarzanie papierowych dokumentów zarówno w firmach które mają jedną siedzibę, jak i wielooddziałowych, umożliwiając obsługę bardzo dużej ich (rozwinięcie zagadnienia- patronservice.pl) ilości. Wydajne narzędzia pozwalają na łatwą identyfikację typu dokumentu, a poza tym mogą zrealizować sporo zmian które poprawią jakość otrzymanych skanów.